Salvo i casi di sospensione o di differimento, il procedimento deve concludersi entro 30 giorni dalla presentazione della domanda.

Se la domanda è ammissibile il richiedente può visionare e ottenere copia dei documenti. L'accoglimento della domanda contiene l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi e un periodo di tempo non inferiore a 15 giorni per prendere visione dei documenti o estrarne copia.

L'accesso può essere negato quando i dati e le informazioni contenute nell'atto riguardano la riservatezza o la vita privata delle persone oppure quando la motivazione non è ritenuta valida.

Se la domanda è incompleta l'ufficio competente lo comunica al richiedente entro dieci giorni, e il termine di conclusione del procedimento ricomincia a decorrere dalla data di presentazione della domanda completa.

Il procedimento può essere sospeso per un massimo di dieci giorni quando ci sono controinteressati. In questo caso, la Pubblica Amministrazione è tenuta a dare comunicazione ai controinteressati, inviando una copia della domanda. Entro dieci giorni dalla ricezione della comunicazione, i controinteressati possono presentare motivata opposizione alla domanda. Decorso questo termine, la Pubblica Amministrazione provvede sulla domanda.